Wenn ihr meinen Blog ausführlich verfolgt, seid ihr garantiert auf das Thema papierloses Arbeiten gestossen. Ihr kennt demzufolge die Vorteile eines papierlosen Büros. Dazu gehören Zeitersparnis, verbesserte Kommunikation, flexible Arbeitsplätze und zufriedene Mitarbeiter. In meinem heutigen Beitrag möchte ich euch die Nachteile zum Thema „ Papierlos arbeiten “ nennen.
Arbeitsaufwand für Archivierung
Selbsterklärend ist es nach längerer Nutzung des papierlosen Arbeitens einfacher, Dokumente digital zu archivieren. Es nimmt nicht mehr Zeit in Anspruch ein Dokument einzuscannen, als es in Druckvariante abzuheften. Wenn ihr euer Unternehmen allerdings auf eine digitale Archivierung umstellen wollt, benötigt das seine Zeit. Schliesslich müssen alle vorhandenen Ausdrucke und abgeheftete Dokumente eingescannt und angelegt werden. Je nach Unternehmensgrösse kann das extrem viel Zeit in Anspruch nehmen, da alle Dokumente einwandfrei, lesbar und nach bestimmten Vorgaben digitalisiert werden müssen.
Hochwertige Software oder stabiler Server
Für die digitale Archivierung benötigt ihr zusätzlich eine hochwertige Software wie beispielsweise eine Cloud im Internet oder einen stabilen und grossen Server. In der Regel fallen bei diesen Varianten einmalige Kosten an. Ihr solltet trotz allem nicht vergessen, dass Software und Server regelmässige Updates benötigen und ihr dementsprechend geeignetes Personal für die Wartung habt. Das gleiche gilt für die Sicherheit der Daten. Ein Zugriff von Aussen könnte fatale Folgen für euer Unternehmen haben, sodass Virenschutz, Firewall und sonstige Sicherheitsmassnahmen nötig sind.
Defekter Server – Daten weg?
Ein Alptraum für jedes Unternehmen ist ein defekter Server, beschädigte Dokumente oder im schlimmsten Fall der Verlust von Dateien. Bei dem Vorhaben „ papierlos Arbeiten “ kann selbsterklärend ebenso die Technik versagen oder es kommt aus Versehen zur Löschung von Daten. In diesem Fall müsst ihr auf jeden Fall Vorsorge treffen und Kopien der Dokumente gesondert speichern. Zusätzlich empfiehlt es sich, wichtige Rechnungen oder Verträge neben der digitalen Version ebenso als Ausdruck aufzubewahren.
Mein Fazit: „Papierlos Arbeiten“ – Viele Nachteile die Sorge bereiten
Selbsterklärend teile ich die Meinung, dass papierloses Arbeiten für Unternehmen effiziente Vorteile besitzt. Und ich weiss ebenso, dass dieses Arbeiten die Zukunft ist. Trotz allem habe ich Zweifel um die Sicherheit der Daten und bin demzufolge eher etwas skeptisch. Ihr habt Erfahrungen in der digitalen Archivierung? Teilt mir eure Meinungen mit und nehmt mir eventuell die Angst vor Datenklau, Sicherheit und Datenverlust.
