Kennt ihr die Situation: Der Drucker meldet, dass die Farbpatrone leer ist und im Materialschrank herrscht gähnende Leere? Dieser Moment macht wütend, schliesslich bleibt die Arbeit liegen. Wenn euer Arbeitskollege nicht zufällig noch Farbe in der Druckerpatrone hat, bleibt ausschliesslich der Gang in einen Fachmarkt für Büromaterial. Diese Situationen lassen sich vermeiden: Mit einem strukturierten Lager und einer Checkliste habt ihr stetig den Überblick, was vorhanden ist oder welches Büromaterial fehlt. Ich fülle das Materiallager beispielsweise mit Produkten aus dem Ofrex-Onlineshop aus und kann die fehlenden Materialien schnell über das Internet nachbestellen. Wie die Organisation im Materialschrank gelingt, erfahrt ihr in meinem heutigen Blogbeitrag.
Büromaterial im Überblick: Die Checkliste hilft!
Viele Unternehmen haben einen Lagerschrank, in dem sämtliche Büromaterialien wie beispielsweise Papier, Briefumschläge, Etiketten oder Klarsichthüllen Platz finden. Oftmals greifen Mitarbeiter bei Bedarf zu und irgendwann passiert die Situation mit der eingangs erwähnten fehlenden Farbpatrone. Mit einer Checkliste habt ihr die Kontrolle über den Inhalt des Materialschranks. Wenn ihr diese Liste stetig aktualisiert, seht ihr dementsprechend sofort, wenn Büromaterial ausgeht. Ihr könnt umgehend handeln und neues Material besorgen.
Die Checkliste für Büromaterial lässt sich leicht im Computer über Excel erstellen: Ihr könnt die verschiedenen Spalten nutzen, um den Gegenstand samt Anzahl einzutragen. Wenn ihr erkennt, dass beispielsweise in Kürze das Druckpapier ausgeht, lässt sich dieses rechtzeitig nachkaufen. Demzufolge ist der Lagerschrank stetig mit Büromaterial gefüllt und eine effektive Arbeit ohne fehlende Arbeitsmaterialien ist gewährleistet.
Zuverlässige Kontrolle: Wer übernimmt die Aufgabe?
Selbsterklärend ist es mit Arbeit verbunden, eine Checkliste für Büromaterial zu führen. Je grösser das Unternehmen ist, umso mehr Mitarbeiter Materialien benötigen, desto mehr Arbeit macht die Kontrolle. Dementsprechend ist es ratsam, die Verwaltung des Lagerschranks von einer zuverlässigen Person machen zu lassen. Habt ihr in eurem Unternehmen kein eigenes Lager, ist die Kontrolle des Materialschranks eventuell beim Abteilungsleiter gut aufgehoben. Dieser hat oftmals die Berechtigung, fehlende Materialien einzukaufen.
Findet sich in eurem Unternehmen keiner, der die Verwaltung des Lagerschranks übernehmen will, erfüllt ihr diese Aufgabe. Mit einer freiwilligen Mehrarbeit punktet ihr bei eurem Chef. Und eure Arbeitskollegen freuen sich ebenso über einen gut sortierten Materialschrank.
Mein Fazit: Mehrarbeit für besseres Arbeiten
Checklisten, Kontrolle, Lagerung – all das klingt nach mehr Arbeit. Es ist ebenso Arbeit, wenn urplötzlich das Büromaterial ausgeht. Dementsprechend ist es sinnvoller und leichter, wenn ihr vorhandene Arbeitsmaterialien mithilfe einer Checkliste verwaltet. Ihr könnt bei fehlenden Materialien frühzeitig einkaufen, anstatt die Arbeit für einen gewissen Moment liegen zu lassen.
