Ein erfolgreiches Meeting gelingt in der Regel mit einer guten Vorbereitung. Dazu gehören beispielsweise die richtigen Arbeitsgeräte für die Präsentation, die geeigneten Arbeitsmaterialien für alle Teilnehmer und selbsterklärend ein flüssiger und informativer Vortrag. Die Arbeitsgeräte und -materialien für ein Business-Meeting findet ihr bei Ofrex, den informativen Vortrag müsst ihr euch mit Übung beibringen. Für beide Bereiche nenne ich euch heute Tipps und Tricks: Vorbereitung auf ein Meeting – so wird der Geschäftstermin ein Erfolg.
Meeting terminieren und Teilnehmer einladen
Steht bei euch ein Geschäftsmeeting an, gilt: frühzeitig einladen. Die Menschen stecken heutzutage voller Termine. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, das Meeting rechtzeitig zu terminieren und die Einladungen an alle Teilnehmer rauszuschicken. In einem Terminkalender am PC lässt sich schnell eine Teilnehmerliste einrichten, die ihr nach Zu- der Absagen aktualisieren könnt.
Tagesordnung festlegen
Für einen reibungslosen Ablauf des Meetings solltet ihr eine Tagesordnung festlegen. Wann ist Beginn, gibt es Pausen, wird Essen angeboten, wann trägt welcher Teilnehmer seine Beiträge vor und wann endet die Gesprächsrunde. Die Tagesordnung solltet ihr anschliessend an alle zugesagten Teilnehmer schicken, damit sich diese ebenso auf den Termin vorbereiten können.
Konferenzraum buchen
Als nächstes benötigt ihr eine passende Location für das Geschäftsmeeting. Viele Unternehmen besitzen eigene Konferenzräume, zusätzlich bieten Hotels oder Seminargebäude passende Meetingräume an. Denkt daran, die Getränke und ein eventuelles Mittagessen oder Snacks direkt zu buchen. Des Weiteren prüft den Raum nach vorhanden Stromanschlüssen für den Laptop und andere Arbeitsgeräte.
Arbeitsgeräte und -mittel organisieren
Bei einem Business-Meeting kommen in der Regel Arbeitsgeräte wie Beamer, Lichtprojektor oder Laptop zum Einsatz. Diese Geräte müssen vorhanden sein und funktionieren. Am Tag des Meetings ist es sinnvoll, die Funktionen der Geräte nochmals zu überprüfen. Zusätzlich sollten Arbeitsmaterialien wie Stifte und Notizblöcke für die Teilnehmer bereitliegen.
Präsentation vorbereiten
Zu guter Letzt müsst ihr eure Präsentation, das Thema des Geschäftsmeetings, vorbereiten. Wenn ihr den Vortrag haltet, sprecht flüssig und verständlich. Am besten übt ihr mehrmals vor dem Spiegel oder vor Freunden. Sofern ihr die Präsentationsmappe vorbereiten müsst, arbeitet sauber und denkt an einen Ausdruck für alle anwesenden Teilnehmer.
Mein Fazit: Eine gute Vorbereitung erleichtert euch das Leben, das gilt speziell bei einem Meeting im Geschäftsbereich. Im Idealfall geht ihr den Termin mehrmals im Kopf durch, auf diese Weise vergesst ihr nichts. Und keine Sorge, wenn ihr einen Vortrag halten müsst: ein bisschen Nervosität ist normal.
