Jedes Unternehmen kämpft mit Platzmangel. Schliesslich unterliegen alte Kundendaten, Rechnungen und andere Dokumente oftmals der Aufbewahrungspflicht. Dementsprechend gehören diese Unterlangen archiviert und sauber verstaut in Büroschränke und Lagerräume. Viele Betriebe haben einen grossen Kundenstamm und demzufolge unzählige Dokumente. Der Stauraum für die Archivierung reicht oftmals nicht aus. Was könnt ihr in diesem Fall tun? Weiteren Platz für die Archivierung besorgen oder alte Dokumente verwerfen?
Alte Dokumente auf keinen Fall wegwerfen
Was wollt ihr mit alten Kundendaten oder Rechnungen? Die benötigt ihr eh nicht mehr. Falsch gedacht! Ihr solltet veraltete Firmendaten nicht unüberlegt in den Papierkorb werfen. Es gibt eine sogenannte Aufbewahrungspflicht. Vor allem Rechnungen und Lieferscheine unterliegen einer mehrjährigen Archivierungspflicht. Des Weiteren sind firmenrelevante Unterlagen, Gerichts- oder Anwaltsschreiben ebenso aufzubewahren. Für welche Dokumente die Aufbewahrungspflicht gilt und wie lange diese beträgt, könnt ihr bei der Stadt oder dem Finanzamt erfragen. Ich empfehle euch generell, alle veralteten Firmendokumente aufzubewahren. Eventuell benötigt ihr diese später noch einmal.
Digitale Archivierung für mehr Platz im Büro
Damit ihr in eurem Büro nicht vor lauter Akten und Ordnern mit veralteten Daten untergeht, rate ich euch zur digitalen Archivierung. Viele Betriebe nutzen diesen Komfort und speichern ihre Unternehmensdaten und -dokumente auf eigenen Servern, externen Festplatten oder im Internet ab. Bei dieser Variante habt ihr zusätzlich die Möglichkeit, schnell an diese Daten zu gelangen. Trotz allem gilt bei der digitalisierten Archivierung ebenso Vorsicht: Es gibt Unterlagen, die müssen in Papierform – als Ausdruck oder Original – vorliegen. Informationen über die Aufbewahrung von Originaldokumenten erhaltet ihr an den bereits genannten Stellen.
Praktische Büroschränke als Lagerfläche nutzen
Für die saubere und strukturierte Archivierung von Firmenunterlagen empfehle ich euch zu praktischen Büroschränken und Regalen. Mit passenden Ordnern und Registerkarten könnt ihr eure Dokumente sauber abheften, beschriften und aufbewahren. Alternativ eignen sich ebenso Aktenschränke für eine ordnungsgemässe und sichere Archivierung von Firmendaten.
Mein Fazit: Nicht unüberlegt alles wegwerfen! Selbsterklärend verstehe ich den Ärger vieler Unternehmen, dass der Platz für die Aufbewahrung nicht ausreicht. Trotz allem ist es naiv, wichtige Daten ohne Nachfrage zu entsorgen. Zum einen gibt es Aufbewahrungspflichten für spezielle Unterlagen, des Weiteren können veraltete Dokumente später einmal wichtig für euch sein. Ich rate demzufolge zu einem Mix aus digitaler Archivierung aller Daten und zur klassischen Aufbewahrung der Pflichtdokumente.
