In Fachgeschäften für Bürobedarf wie Ofrex.ch gewinnen nachhaltige Produkte stetig mehr Bedeutung. Viele Verbraucher achten beim Kauf von Büromöbeln und -materialien auf Umwelt- und Naturschutz. Wen wundert es daher, dass sich die digitale Archivierung in zahlreichen Unternehmen durchsetzt und der Trend zum papierlosen Arbeiten geht.
Arbeiten ohne Papier dank digitaler Archivierung
Ein hoher Papierberg auf dem Schreibtisch sowie überfüllte Lagerräume könnten bald der Vergangenheit angehören. Denn während früher gedruckte Dokumente im Büro nicht wegzudenken waren, geht heutzutage nichts mehr ohne Digitalisierung. Die neuste Technik mit internen Netzwerken, Servern und Internet Clouds bietet euch zahlreiche Möglichkeiten, wichtige Geschäftsunterlagen digital zu archivieren.
Bei der digitalen Archivierung werden sämtliche Dokumente eingescannt und als digitale Datei abgespeichert. Somit spart ihr die Papierkosten für den Ausdruck und zusätzlich den Stauraum im Büro oder Lager. Ein weiterer grosser Vorteil der Digitalisierung im Büro ist der schnelle Zugriff auf die gesuchten Unterlagen, der mithilfe individueller Rechte von verschiedenen Benutzern möglich ist.
Was beim Digitalisieren von Geschäftsunterlagen beachten?
Viele Unternehmen digitalisieren geschäftliche Unterlagen und bewahren diese zusätzlich als gedrucktes Dokument auf. Eine Platz- und Kostenersparnis ist somit nicht gegeben. Allerdings gibt es Unterlagen, die aus rechtlicher Sicht als Ausdruck vorhanden sein müssen. Bevor ihr das papierlose Arbeiten in eurem Unternehmen einführt, solltet ihr euch ausführlich informieren, welche Unterlagen ihr als Ausdruck behalten müsst.
Beim zuständigen Finanzamt in eurer Stadt oder bei euerem Steuerberater erfahrt ihr, welche Geschäftsdokumente im Original erhalten bleiben müssen. Selbsterklärend ist es sinnvoll, die wichtigen gedruckten Dokumente zusätzlich als digitale Datei abzuspeichern. Auf diese Weise seid ihr doppelt abgesichert und habt jederzeit einen schnellen Zugriff zu den internen Unterlagen.
Gedruckte Dokumente auf recycelbarem Druckerpapier
Neben der digitalen Archivierung am Arbeitsplatz könnt ihr zu nachhaltigen Büromaterialien greifen, um den Umweltschutz im Unternehmen zu unterstützen. Anstatt zu herkömmlichen Büropapier zu greifen, sollte eure Wahl auf recycelbares Druckerpapier fallen. Im Fachhandel gibt es eine grosse Auswahl zertifizierter Qualitäts- und Umweltprodukte, sodass ihr einen grossen Teil zum aktiven Umweltschutz beitragen könnt.
