Ein Meeting mit der Geschäftsführung, den Abteilungsleitern oder wichtigen Geschäftspartnern sollte stets gut vorbereitet sein. Schliesslich wollt ihr die Teilnehmer mit einer Sache überzeugen und im besten Fall neue Investoren für ein anstehendes Projekt gewinnen. Die optimale Umgebung in einem Konferenzraum, die richtigen Materialien zur Präsentation von Ofrex.ch sowie ein gelungener Vortrag sind massgeblich am Erfolg beteiligt. Wie plane ich ein Meeting effizient? Mein heutiger Beitrag verrät es euch!
Wie bereite ich eine Geschäftspräsentation vor?
Die wichtigste Voraussetzung für ein erfolgreiches Meeting ist ein ungestörter Ort, an dem ihr eure Präsentation in Ruhe vortragen könnt. Viele Unternehmen verfügen über interne Konferenzräume mit ausreichend Platz und geeigneten Arbeitsmaterialien. Sofern euch keine eigenen Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, könnt ihr bei externen Anbietern oftmals Seminarräume und die technische Ausstattung anmieten.
Bei der Frage: Wie plane ich ein Meeting effizient konzentrieren sich viele ausschliesslich auf den Inhalt der Präsentation. Selbsterklärend ist das Thema des Meetings und die flüssige Präsentation das Wichtigste, um Kunden und Geschäftspartner für eine Sache zu gewinnen. Damit euch der Vortrag rundum gelingt, müsst ihr überzeugend sein und die geeignete Technik verwenden.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Skizzen, Grafiken sowie Zahlen, Daten und Fakten zu präsentieren. Dank der Digitalisierung nutzen viele Unternehmen Flatscreens und Tablets für die Präsentation. Ebenso beliebt sind Folien auf Tageslichtprojektoren oder die Verwendung eines Beamers, mit der ihr Inhalte grossflächig auf die Wand bringt. Trotz der modernen Möglichkeiten sollten die Inhalte aus Ausdruck für jeden Teilnehmer ausliegen.
Wie plane ich ein Meeting erfolgreich?
Grundsätzlich sind die richtige Umgebung sowie die geeignete Technik und die passenden Arbeitsmaterialien für den Ablauf eines Meetings wichtig.
Wie gut die Präsentation bei den Teilnehmern ankommt, ist abhängig von der Art und Weise eures Vortrages. Zum einen solltet ihr den Inhalt flüssig wiedergeben und nicht ablesen, damit sich die Teilnehmer des Meetings nicht langweilen.
Achtet zudem darauf, dass die Präsentation nicht ausschliesslich aus einem langen Vortrag besteht, sondern nutzt interessante Fakten und seid humorvoll. Wenn ihr die Zuhörer aktiv mit einbezieht, hören sie euch zu und das Meeting macht zusätzlich Spass.
Mit kleinen Spielen und Belohnungen könnt ihr das Meeting auflockern. Ein Frage und Antwort Spiel bereitet Freude, indem ihr bei richtigen Antworten kleine Gewinne in Form von Süssigkeiten verteilt.
Pausen sind wichtig für die Konzentration. Ein gemeinsames Mittagessen oder Kaffee und Kuchen sind optimal für einen Break. In dieser Zeit können sich die Teilnehmer untereinander austauschen oder neue Energie tanken.
Zu guter Letzt gilt: Ein Lächeln auf dem Gesicht sorgt für gute Laune. Versucht in einem Meeting immer freundlich zu sein und lasst andere Teilnehmer ausreden. Seid zusätzlich perfekt vorbereitet, um Fragen von Teilnehmern beantworten zu können.
