Eine wichtige Aufgabe in jedem Unternehmen ist der Postversand. In der Abteilung werden die täglich eingehenden Briefe und Pakete verwaltet und an die Empfänger verteilt. Des Weiteren wird die ausgehende Post frankiert und abgeschickt. Um den Postversand zu bearbeiten, benötigt ihr spezielle Briefutensilien im Büro, die ihr in Fachgeschäften wie Ofrex.ch erhaltet. Welcher Bürobedarf für den Versand von Briefen und Paketen unverzichtbar ist, erfahrt ihr in diesem Beitrag.
Versandmaterial für Brief- und Paketbearbeitung im Büro
Rechnungen, Verträge, Kundenschreiben oder Warenlieferungen – der Postversand im Unternehmen kann je nach Branche unterschiedlich ausfallen. Während in Büros vor allem normale Briefe zum Alltag gehören, sind im Handel grösstenteils Paketsendungen für bestellte Waren zu finden.
Um die anfallende Post ordnungsgemäss zu verschicken, sollten passenden Briefutensilien im Büro vorhanden sein. Dazu gehören beispielsweise Briefumschläge in verschiedenen Grössen sowie unterschiedliche Paketgrössen. Auch gepolsterte Umschläge für kleine Warensendungen dürfen in keinem Unternehmen fehlen.
In welchem Umschlag oder Paket die Postsendungen verschickt werden, hängt von der Grösse und dem Gewicht ab. Diese Kriterien sind zusätzlich entscheidend für die Höhe des Portos. Aus diesem Grund gehört eine Brief- oder Paketwaage zu den wichtigsten Briefutensilien im Büro.
Des Weiteren verfügen vor allem grosse Unternehmen über eine eigene Frankiermaschine. Dieses Gerät ist sinnvoll, wenn ein hoher täglicher Postversand anfällt. Für Startups und KMU mit einem geringeren Postversand lohnt sich die Anschaffung einer Frankiermaschine oftmals nicht.
Verpackungs- und Versandmaterialien als Briefutensilien im Büro
Damit ihr Briefe und vor allem Päckchen und Pakete sicher verschicken könnt, benötigt ihr ein geeignetes Verpackungs- und Versandmaterial. Speziell bei Warenlieferungen sind Polsterungen als Schutz vor Beschädigungen unerlässlich.
Um das Paket anschliessend ordnungsgemäss für den Versand vorzubereiten, solltet ihr dieses mit einem stabilen Klebeband ausreichend zukleben. Zu guter Letzt ist ein Adressetikett erforderlich, damit die Ware beim Empfänger ankommt. Fertig!
Ein Tipp: Mithilfe einer Porto- und Versandliste von der zuständigen Post oder dem Paketdienst habt ihr die aktuellen Kosten für euren Postversand stetig zur Hand. Denn zu wenig Porto auf der Sendung führt zu Nachzahlungen beim Empfänger und verärgert im schlechtesten Fall Kunden.
